Comunicação nas Empresas: como usar a tecnologia a favor?

Comunicação nas Empresas: como usar a tecnologia a favor?

A comunicação nas empresas tem se tornado um diferencial muito grande quando aliada à tecnologia. Mesmo com a turbulência econômica, as empresas mantiveram um investimento médio de 7,6% do seu faturamento destinado à tecnologia. Esse foi o dado apresentado pelo Centro de Tecnologia de Informação Aplicada da EAESP.

A pesquisa foi realizada com 2.540 empresas, sendo 66% das 500 maiores do país estão na amostra. O estudo considerou o avanço da tecnologia no Brasil, tanto no cenário empresarial como pessoal .

Mas por que os investimentos em tecnologia persistem, mesmo com a queda nas vendas e faturamento em decorrência da crise?

Sem dúvidas é porque as ferramentas digitais melhoram o dia a dia dos negócios. Entre essas vantagens, a tecnologia integrada à comunicação nas empresas é um dos maiores destaques.

O avanço tecnológico deixou o processo mais simples, agilizou a troca de informações e tornou os dados mais confiáveis.

O avanço da tecnologia e a comunicação nas empresas
Há alguns anos a única forma de se comunicar nas empresas era através do comunicado interno em papel, ou murais de recado físicos. Qualquer informação precisava ser transmitida dessa forma, ou então exposta em reuniões pessoais e que acabavam tomando muito tempo dos gestores e demais colaboradores.

O fluxo de informação não era confiável e muito menos ágil. Um departamento poderia levar horas para ser informado sobre a nova decisão do negócio e, até lá, continuar fazendo as coisas de modo contrário ao desejado pela gerência.

Quanto maior a empresa e o número de funcionários, mais o problema de comunicação se agravava. Já que para uma multinacional é quase impossível promover o feedback, olho no olho, de todos os seus colaboradores.

Toda essa necessidade fez nascer uma dor latente no setor empresarial: se comunicar melhor e mais rápido. E isso se aplica tanto à comunicação interna, feita com os funcionários da companhia, como a externa realizada com clientes, parceiros e a comunidade em si.

Do primeiro computador à internet
Em 1944, no entanto, a situação começou a mudar. O primeiro computador, Mark I, foi construído através de uma parceria da Universidade de Harvard e a IBM.

Com o término da Guerra em 1945 os estudos prosseguiram, mas para adotar os computadores em outras áreas além da militar como acontecia na época. Em fevereiro de 1946 entra em funcionamento o ENIAC, o primeiro computador digital eletrônico e a máquina de cálculo mais rápida até então.

Não demorou muito para que esses equipamentos começassem a fazer parte do dia a dia das empresas, apesar de a proporção ainda ser pequena.

No ano de 1990 surgiu o que conhecemos hoje como internet, primeiro para troca de dados entre cientistas e, em seguida, tomou as proporções atuais.

Daí em diante a evolução não parou mais! Aplicações, softwares, dispositivos móveis e outros avanços começaram a ser introduzidos e facilitar os processos de comunicação nas empresas.

Hoje, de acordo com levantamento da 28ª Pesquisa Anual da Utilização de TI da FGV, são 166 milhões de computadores no Brasil. Um montante que se traduz em quatro computadores a cada 5 habitantes. Esse número dobrou a cada quatro anos, desde o ano de 2014 de acordo com a pesquisa.

Segundo previsões do estudo, esse número deve chegar a 210 milhões de dispositivos ativos até o ano de 2020, se a tendência de crescimento for mantida.

Nas empresas esse avanço culminou na criação de novas soluções de comunicação como: redes sociais corporativas, chats, murais de recado digitais, armazenamento em nuvem, gestão de projetos e tarefas, entre outros.

Uma evolução que tornou o processo de comunicação mais simples, direto e com maior alcance dentro e fora das empresas.

Como adotá-la adequadamente em seu negócio?
Entretanto, engana-se quem pensa que a tecnologia é a solução para todos os problemas de comunicação as empresas. Para que isso aconteça, as soluções digitais precisam ser empregadas da forma correta dentro do negócio.

Veja, a seguir, cinco passos básicos para implantar a tecnologia dentro de sua empresa e melhorar a comunicação através dela. Confira!

1. Ajuste os canais ao público-alvo escolhido
Ao olhar esse cenário de crescimento da tecnologia, apresentado pela FGV, podemos chegar a uma conclusão equivocada. Mesmo com essa popularização de computadores e dispositivos móveis, nem todos os públicos possuem intimidade com essas tecnologias.

Algumas pessoas não conseguem operar computadores, tablets ou smartphones. Outras preferem o uso de determinada tecnologia em relação à outra, e assim por diante. Exatamente por esse motivo é importante que as empresas fiquem de olho na relação canal x público.

Será que as mídias escolhidas pela empresa para a comunicação interna estão adequadas ao perfil de seus funcionários? Eles conseguem operar essas ferramentas, interagir com elas e compreender a informação?

Tal questionamento é extremamente importante para que a mensagem chegue ao público-alvo e seja compreendida por ele. A partir daí, cabe aos gestores selecionarem os canais de comunicação mais adequados.

2. Integre os processos da empresa à tecnologia
A cultura digital precisa fazer parte do dia a dia da empresa em todos os seus processos. De nada adianta buscar novos canais de comunicação e continuar com processos falhos de antigamente.

A linguagem dos comunicados precisa ser alterada para essas novas mídias? Que tipo de informação melhor se encaixa com as ferramentas de comunicação selecionadas?

É bem provável que os responsáveis pela comunicação nas empresas precisem mudar a sua forma de pensar. Afinal de contas, o potencial dessas tecnologias e a forma de operá-las mudaram bastante em relação aos meios antigos.

A melhor forma de resolver essa questão é criar uma política de segurança da informação e treinar seus colaboradores. Toda a empresa precisa viver essa nova onda chamada tecnologia e utilizá-la adequadamente na rotina de trabalho.

A integração inclui mapear os riscos, oportunidades e desafios para usar as novas tecnologias. O que pode acarretar, inclusive, na mudança e adequação de processos ao cenário digital.

3. Invista na interatividade
Interatividade é a palavra de ordem nos dias de hoje. Os funcionários deixaram de ser receptores passivos da mensagem, agora eles podem interagir com o conteúdo gerado pela empresa.

A nova democracia digital trouxe muitas vantagens, como ficar mais próximo de sua equipe, ouvir o que seus colaboradores têm a dizer e por aí vai. Mas, se não for observada pela empresa, também pode trazer riscos ao negócio.

E nessa hora não existe uma resposta pronta, tudo depende do cenário em que sua empresa está inserida. Mas uma boa dica é não negligenciar o potencial da interatividade e buscar utilizá-la com a comunicação nas empresas.

Um exemplo é ter uma rede social corporativa, pela qual os funcionários podem se conhecer melhor e até interagir com a companhia.

Por exemplo, uma decisão estratégica precisa pode entrar como pauta de um assunto que precisa ser discutido. Logo, a divulgação dessa informação deve ser feita em um canal interativo, como o mural de recados ou e-mail, por exemplo.

4. Não se esqueça da Cloud Computing
A computação em nuvem ajudou as empresas a removerem as barreiras geográficas e as limitações de seus escritórios e sedes. O sistema fica disponível na internet, em servidores remotos, e pode ser acessado de qualquer lugar do mundo.

Para que sua empresa ganhe escalabilidade e independência, é preciso pensar na cloud computing. Essa integração pode significar, por exemplo:

Usar sistemas em nuvem;
Armazenar arquivos de forma digital;
Expandir o acesso à informação para fora da empresa;
Criar portais específicos para cada tipo de público (funcionários, sócios, comunidade, etc.) e adequar a mensagem ao público.
Com esse posicionamento a marca consegue fazer parte do cotidiano das pessoas, mesmo fora de seu nicho de mercado ou instalações físicas.

5. Centralize as ferramentas e informações
Que a tecnologia ajuda na comunicação nas empresas ninguém dúvidas, mas esse avanço trouxe outro desafio para os gestores.

Como fazer o usuário acessar o maior número de informações possível sem perder muito tempo? Como usar diferentes mídias e ferramentas sem engessar a rotina do negócio?

A resposta está na centralização da informação e das ferramentas. Ou seja, reunir tudo que é importante para o negócio em um único lugar e, assim, facilitar o acesso a informações para os seus funcionários.

Um sistema intranet é a melhor forma de fazer isso. Uma solução que dispõe de ferramentas de comunicação e gestão para deixar o dia a dia de seu negócio mais prático. Entre as funcionalidades estão: gestão de projetos e tarefas, agenda de compromissos, murais de recados, armazenamento de arquivos em nuvem e muito mais.

(Fonte: Intranett) 

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